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[法规名称]:修正「南投县各机关文书流程管理稽核要点」
[颁发机构]:台湾当局
[颁发文号]:
[颁发时间]:2005-7-22

修正「南投县各机关文书流程管理稽核要点」

中华民国九十四年七月二十二日南投县政府修正发布全文32点

一、南投县政府(以下简称本府),为推动公务、沟通意见,发挥效能,统一本县公文处理,增进各级人员自我管理精神与提高行政效率,特订定本要点。本要点未规定事项,依其它有关法令之规定办理。

二、本要点适用之机关(以下简称各机关):本府及所属各机关、本县各乡(镇、市)公所及所属各机关、本县县立学校。

三、一般公文处理时限:

(一)最速件:处理时限为一日。

(二)速件:处理时限为三日。

(三)普通件:处理时限为六日。

四、限期公文处理时限:

(一)来文或依其它规定订有期限的公文,应依其规定期限办理。

(二)来文订有期限者,如受文机关收文时已逾文中所订期限者,该文得以普通件处理时限办理。

(三)变更来文所订期限者,应联系来文机关确认。

五、项目管制案件或其它特殊性案件之处理时限:凡涉及政策、法令或需多方会办、分办,且需三十日以上始可办结的复杂案件,得申请为专案管制案件。案件之处理时限由各机关得视事实需要自行订定。

六、人民申请案件,应按其性质、区分类别、项目,分定处理时限,予以管制。

七、人民陈情案件,依行政程序法第七章及行政机关处理人民陈情案件要点及南投县政府暨所属各机关处理人民陈情案件实施要点之规定办理。

八、诉愿及国家赔偿案件,应依诉愿法及国家赔偿法之规定办理。

九、除最速件随到随办外,速件、普通件应依据时限,参照本机关处理各阶段流程,由各机关订定每一过程之可使用时间,作为稽催的准据。

十、各机关内各单位均应列入管制范围,即无论总收、总发文件,或单位收文、单位发文、创签、创稿文件、会办、存查……等,均应列入(输入计算机)全面管制,并应实施文书流程管理,以求全面配合全程管制。

十一、各机关内各单位必须遵守公文处理时限规定,从收文至发文、存查,全程列入(输入计算机)管制。

十二、各机关数据输入作业,除收、发文及归档有固定登录簿外,其它流程项目,依下述类型自行决定作业方式:

(一)使用个别簿册登录随公文处理过程需要,分设收文簿、移文簿、发文簿、承办案件登录簿等个别簿册,分别登录。

(二)使用表、卡或联单登录每一公文的全部流程,甲表、卡、联单随文登录,乙(或丙)表、卡、联单分送管制单位登录,使全程处理状况均能显示于表、卡、联单之上。

(三)计算机信息系统登录每一公文的全部流程,需参照行政院及有关机关订颁之计算机化作业规范开发,以求数据域位、格式及表报之一致。

十三、登记桌人员公文稽催责任

(一)管制登记单位内每一案件的处理过程与使用时间。

(二)对承办人员将届预定办结期限之案件,适时告知提醒承办人,并提供单位主管督导催办。

(三)配合研考单位办理调卷分析需要,提供必要的数据。

(四)配合研考单位办理「逾期未结案件事前检查周报表」(附表一)并呈单位主管核示后,回复研考单位备查。

十四、业务承办人员稽催责任

(一)把握签办时效,力求在限期内办结,对于陈核或送会逾时公文,应予提醒催办。

(二)案情复杂或在处理过程中发生困难,应即于届满处理时限以前,叙明理由与展期日数,申请权责主管核准展期。

(三)接获研考单位(人员)逾期未结案件报表,应逐案查复,迅予清理,应于七天内回复研考单位,不得延宕。

(四)对有时效性案件应亲自持会,同一案件请二个以上单位核会时,宜复制(影印)同时送会。

(五)无论送会或受会均应管制时间,按速件处理,如不能依限退回时,受会单位应将原因、理由及预定会毕时间通知送会单位。

(六)公文未经收发登录不得私自收受,亦不得利用存查销号再以创稿发文。

十五、单位主管督导催办

(一)在权责内核准展期案件,对逾期案件未办展期者,应督促承办人妥适处理。

(二)确实掌握所属人员的可使用时间及数据,于期限届满前督促办结,以有效预留其它流程的处理时间。

(三)部属差假时,应督促职务代理人确实负起代理责任,于时效内办妥公文。

(四)职务代理人因特殊情形,无法代为处理时,应责由主管课长(或指定人员)负责处理,职务代理人或其主管课长均因差假不能处理公文时,应由单位主管或其代理人,负全责作适当处理。

(五)对涉及两个以上单位的案件,宜与相关单位商定作业原则后再行处理,避免因往来会办而延误时效。

十六、研考单位管制

(一)每周应查询登记桌一次,发现错误,应指导改正,并填写「逾期未结案件事前检查周报表」催办,经催办二次后若承办单位仍延不办理及答复原因者,以故意积压公文论,签报议处并限期清理,追踪至结案为止。

(二)对超过办理期限一个月以上案件,应予清查并作个案分析,同时副知单位主管,督促稽催,防止积案发生。

(三)必要时会同有关人员实施抽查,如发现应办而存查案件,除退回承办单位办理外,并按情节轻重签处。

(四)检讨稽催作业缺失,提请改进。

十七、展期申请(附表二)

(一)案件不能于规定时间内办出时,承办人应在届满办理期限以前,申请展期,展期天数七日内者由主管课长核定,八日至三十日内者由单位主管核定,三十一日以上者由机关首长核定。

(二)来文定有期限,因展期不能按期办结时,应先行协调通知来文机关。

(三)展期必须确属需要,各权责主管应确实审核或提示处理原则。

十八、涉及政策、法令或需多方会办、分办的繁杂案件,以「案」为管制单元。

十九、项目管制案件成立要件:

(一)需长时间多方面研议且需时三十日以上始可办结的繁杂案件,如涉及政策、法令或需多方会办、分办始能定案的案件,可列为「项目管制案件」。

(二)需于原件处理时限届期前依规定提出申请。

(三)如因机关首长或单位主管书面指示而符合项目管制实质要件者,申请时间不受前项限制。

(四)应由主管单位,叙明项目名称与申请理由,并订定作业计划及预定完成日期(附表三),送研考单位审查,签请机关首长核准后,由管制单位负责管制,并由主管单位定期提报执行情形至结案为止,如超过预定完成时间,仍应申请展期。

(五)「项目管制案件」不列入一般公文数量与时效统计。

(六)预计能在三十日内办结之案件及县议员建议案件、人民申请案件、诉愿案件、国家赔偿案件、人民陈情案件,均不另列为「项目管制案件」。各机关应严格审查,以防泛滥,并予详细登记,以备检查。

(七)经研考单位列管之项目管制案件应由主管机关按时填报执行情形至结案为止,逾期按情节轻重签请惩处。

二十、人民申请案件,各机关就民众需要,依主管权责,受理发给各种证照、证书、证明或提供服务等文书作业。

二十一、人民申请案件,按其性质由各主管机关自行分类编目,依各类、目作业量繁简,订定处理期限。如办理过程需时六日以上者,应分别订定处理过程各阶段的期限,并明白公告,同时应注意下列事项:

(一)处理期限时效标准必须肯定,如三日、五日等,不得定为二至四日、五至七日等。

(二)如同一性质的项目,而处理过程有不同时,应区分为两个项目,分别订定处理时限。

(三)涉及两个机关以上的人民申请案件,必须会同订定处理期限,以求全面配合。

二十二、人民申请案件,补(退)件及会查(勘)作业:案件不合法定程式或手续时,主办单位应详细说明一次通知补正;案件未能于机关公告之处理时限内办结,得依分层负责签请延长,但延长应以一次为限,其申请日数不得超过原公告处理时限,并应于原处理时限届满前将延长之事由通知申请人。

二十三、人民申请案件,时效计算

(一)按各类目规定之处理时限,以「依限办结」与「逾限办结」为计算基准。

(二)时效起算日期除应于当日办结者外,一律以收件次日起算,并包含假日计算在内,如因申请人所送表件不全,填写错误等原因,须退回补正者,从其通知补正至补件所经过时间得予扣除;至于其它情形不属行政程序法第五十一条第五项规定之「其他不可归责之事由」,不得扣除其所经过之期间。

(三)在规定处理期限内办结者列为「依限办结」。

(四)超过规定处理期限办结者列为「逾限办结」。

二十四、各机关主办研考业务单位(人员)每月应实施公文总检查一次,打印上月份公文时效统计表,按月提出本机关业务会报或相当性质之会议报告,并于每月五日前陈报上级机关备查。

二十五、各机关研考单位每月公文总检查后,对逾期公文应调卷分析各阶段处理时间,并送积压责任人员申复理由,判明积压责任后,陈报机关首长核办。

二十六、各机关对所属机关之公文登录及管考作业每年应定期检核一次。

二十七、各机关对所属机关公文登录成绩甚差或异常者,得随时派员辅导或实施作业讲习。

二十八、有关文书流程管理稽核之信息作业规范,由各机关研考、信息单位会同订定之。捌、奖惩

二十九、各机关对各级处理公文人员,应严加考核,如有违反本要点规定或下列情事者,由各该机关研考单位(人员)适时签报首长议处:

(一)无故积压公文情形严重者。

(二)无故拒收公文或对承办公文延不签收逾二日者。

(三)对逾期待办之案件,经催办仍未办理者。

(四)应办案件而签存查或先存查再以创号发文经纠正再犯者。

(五)径收来文或交办案件应登记而未送经文书人员登记者。

(六)对公文登记及查催资料作不实之登录或未经权责主管核准擅改纪录者。

(七)项目管制申请未符程序及实质要件而有延误时效情形重大者。

(八)人民或法人团体申请案件因缺漏要件无法办理时,未能一次详加注明通知补正者。

三十、公文处理之考核项目,规定如下:

(一)速度。

(二)数量。

(三)熟练。

(四)品质及内容。

三十一、奖惩标准:

(一)南投县政府所属各机关承办人员奖励评分表奖惩标准表(附表四)

(二)南投县政府所属各机关文书管理人员奖励评分标准表(附表五)

(三)南投县政府所属各机关基层收发(登记员)奖励及评分标准表(附表六)

(四)南投县政府所属各机关公文查核人员年度考核标准表(附表七)

(五)南投县政府所属各机关主计与出纳人员办理一般会计凭证帐务登录奖励标准表(附表八)

(六)南投县政府所属各机关公文处理时限暨逾限惩处标准表(附表九)。

三十二、各机关主办研考业务单位(人员),对公文处理之定期考核结果,每半年应统计评定各级承办员成绩优劣,并依奖惩评分标准表拟具奖惩类别,签报机关首长核定后办理。

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